On s`attend à ce que les employés respectent les normes de rendement et se conduisent convenablement sur le lieu de travail. Cependant, «la décision réelle d`écrire formellement [la lettre] pourrait impliquer plus de niveaux de l`organisation,» dit Williams. Il devrait se produire comme une extension logique de la discipline progressive pour aider l`employé à améliorer leur performance. Bien sûr, l`indicateur principal que la lettre d`avertissement a été un échec est qu`il n`y a pas de changement comportemental de la part de l`employé. En raison de votre position, une plus de diligence dans l`exécution de vos responsabilités est nécessaire pour l`avenir. Pourtant, il peut être utile à la fois pour rappeler à un employé de ce que vous leur avez déjà dit et quand, et pour vous protéger dans le cas d`un procès sur la route. D`autres sont disponibles pour aider le personnel d`embauche et la gestion du personnel. Si cette dernière situation est le cas, vous voulez que cet employé hors de votre entreprise dès que possible afin qu`ils ne causent pas d`autres problèmes. Ainsi, votre vitesse, la cohérence et la fiabilité sont un problème lorsque nous essayons de remplir les commandes des clients. Ceux-ci, avec des lettres de période de préavis, sont une forme plus sérieuse des lettres de plainte formelles. Vous pouvez également voir des conseils de lettre d`avertissement disciplinaire.

Typiquement, une lettre d`avertissement serait précédée de conversations verbales entre l`employé et son superviseur, à la fois lors des examens de performance et dans le cadre du travail. Vous pouvez modifier cela en fonction de votre situation spécifique. Enfin Williams suggère que vous pourriez adoucir le coup de la lettre d`avertissement avec rétroaction positive, mais que vous ne devriez pas le faire au détriment de la clarté. En fait, même si l`employé n`avait pas précisé que l`information partagée avec vous était confidentielle, discuter des affaires des employés avec un autre employé, en toutes circonstances, est un échec de votre part pour effectuer votre rôle de gestion attendu. Par exemple, “si quelqu`un n`a tout simplement pas de talent artistique, il ne fait pas beaucoup de bien de leur donner 17 avertissements”, dit Kane. La lettre suit habituellement le counseling et le coaching par le gestionnaire qui est soigneusement documenté pour s`assurer qu`une trace de papier existe. Si vous dites, «une fois de plus et je vais vous virer, et vous n`avez pas, alors vous avez des ennuis», dit Kane. Les mesures disciplinaires ou correctives sont un processus visant à améliorer les comportements ou les performances inacceptables, lorsque d`autres méthodes telles que le counseling et l`évaluation du rendement n`ont pas été fructueuses. Documenter vos communiqués écrits est assez simple (il suffit de commencer un fichier et d`imprimer des doublons de tout), mais garder une trace de vos communications verbales peut être une corvée.

Il peut y avoir des échantillons de lettres disciplinaires suspendant les employés, ou des lettres qui réduisent le salaire de l`employé pour le mois comme compensation pour quelque chose, etc.